Een congres begint niet bij de eerste spreker en eindigt niet bij het laatste applaus. Juist alles daaromheen bepaalt hoe bezoekers de dag ervaren. Op 6 oktober ontvingen we tijdens het NVVB regiocongres zo'n 275 bezoekers en 30 bedrijfstands. Eventmanager Véronne Rutten neemt je mee achter de schermen en laat zien wat er allemaal komt kijken bij een geslaagd congres.
De dag begint vóór de eerste bezoeker binnenkomt
Terwijl bezoekers op de congresdag binnenlopen, zit er achter de schermen al veel werk op. Voor het NVVB regiocongres begonnen we twee dagen eerder met de opbouw. Van het inrichten van de beursvloer tot het voorbereiden van de techniek en horeca.
Als eventmanager ben ik het aanspreekpunt voor de organisator, maar een geslaagd congres maken we samen met team Maaspoort. Onze collega's van techniek, horeca en gastvrijheid zorgen dat alles klaarstaat. En verandert er iets? Dan schakelen we snel.
Van plenaire zaal naar ontmoetingsplek
Een congresdag brengt bezoekers op verschillende plekken. Van plenaire bijeenkomsten en workshops tot de momenten waarop bezoekers elkaar ontmoeten.
Bij Maaspoort combineren we onze theaterzalen met foyers en de Rooftop bar. Tijdens het NVVB regiocongres werden deze ingericht als beursvloer. We kozen bewust voor een handzame lunch met broodjes en wraps, zodat bezoekers gemakkelijk iets konden eten én langs de stands konden lopen.
De laatste indruk telt ook
Een congres eindigt niet zodra de laatste spreker het podium verlaat. Juist tijdens de afsluitende borrel ontstaan vaak nog mooie gesprekken. Daarom organiseerden we de borrel in een andere foyer. Zo konden bezoekers rustig napraten, terwijl de standhouders hun stands afbouwden.
Geen congres is hetzelfde
Iedere organisator heeft andere wensen en ieder programma vraagt om een eigen aanpak. Daarom leveren we bij Maaspoort maatwerk, van de indeling van ruimtes tot catering, techniek en gastvrijheid. Door mee te denken en flexibel te zijn, maken we van ieder congres een totaalbeleving.
Zelf een congres organiseren? Ontdek de mogelijkheden bij Maaspoort.